RESOLUÇÃO Nº 1.008, DE 3 DE ABRIL DE 2024

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO CEARÁ, no uso das atribuições que lhe confere o inciso XXXV do art. 20 do Regimento Interno (Resolução TRE-CE nº 708/2018),

CONSIDERANDO que o Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral do Ceará para o sexênio 2021-2026, instituído pela Resolução TRE-CE nº 793/2020, estabelece objetivos institucionais e iniciativas estratégicas para superação do macrodesafio Aperfeiçoamento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária, visando à eficiência operacional interna, à humanização do serviço, à desburocratização, à simplificação de processos internos e à adoção das melhores práticas de gestão e otimização de processos de trabalho com o intuito de melhorar o serviço prestado à sociedade;

CONSIDERANDO as estruturas que integram o Sistema de Governança e Gestão da Justiça Eleitoral do Ceará, instituído pela Resolução TRE-CE nº 905/2022;

CONSIDERANDO que o Sistema de Integridade da Justiça Eleitoral do Ceará, instituído pela Resolução TRE-CE nº 900/2022, tem como objetivos a disseminação e a implementação de uma cultura de integridade e a promoção de medidas e ações institucionais destinadas à prevenção, à detecção e à punição de fraudes e demais irregularidades, bem como à correção das falhas sistêmicas identificadas;

CONSIDERANDO a Resolução TRE-CE nº 563/2014, que dispõe sobre a Política de Gestão de Riscos da Justiça Eleitoral do Ceará;

CONSIDERANDO as práticas constantes na 3ª edição do Referencial Básico de Governança Organizacional, publicado pelo Tribunal de Contas da União, para organizações públicas e outros entes jurisdicionados, na qual tem-se um arcabouço para estruturas e processos de governança no setor público;

CONSIDERANDO os achados apontados no Relatório de Auditoria Integrada de Gestão do Patrimônio Mobiliário e Imobiliário da Justiça Eleitoral (processo SEI nº 2023.0.000006342-5);

CONSIDERANDO a adesão voluntária do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará ao Programa Nacional de Prevenção à Corrupção, conduzido pelo Tribunal de Contas da União, com vistas ao aperfeiçoamento das práticas direcionadas à fiscalização da gestão pública, ao diagnóstico e combate à corrupção, ao incentivo e fortalecimento do controle social, ao compartilhamento de informações e documentos, ao intercâmbio de experiências e à capacitação do seu quadro funcional;

CONSIDERANDO que a moderna governança pública requer o uso sistemático da gestão de riscos como ferramenta de prevenção, de antecipação e de mitigação dos eventos que podem impactar o alcance dos objetivos institucionais formulados na Estratégia;

CONSIDERANDO o compromisso da Alta Administração com os princípios da boa governança e com os vetores constitucionais da transparência, moralidade, eficiência, prestação de contas e prevalência do interesse público,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais da Justiça Eleitoral do Ceará.

Parágrafo único. A Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais possui caráter estratégico e orientador, e tem por objetivo:

I - estabelecer princípios e diretrizes para a gestão integrada de bens móveis permanentes (patrimônio) e de materiais de consumo (almoxarifado);

II - promover a integração da gestão de bens móveis permanentes e de materiais de consumo com as demais políticas institucionais;

III - promover a formação de uma cultura organizacional que compartilhe os valores e princípios estabelecidos nesta Resolução;

IV - estabelecer o gerenciamento de riscos e o aperfeiçoamento dos controles internos na gestão de patrimônio e de almoxarifado; e

V - instituir mecanismos de governança, a fim de assegurar sua aplicação e o monitoramento de seus objetivos e resultados.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º A Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais tem a finalidade de promover a governança nos processos de Gestão Patrimonial e Gestão de Almoxarifado, por meio do estabelecimento de princípios e diretrizes que visem contribuir com a segurança dos bens móveis, dos materiais, das instalações, dos processos de negócio, das pessoas e das informações, bem como com a eficiência na aplicação de recursos públicos.

§ 1° Esta Política busca promover o estímulo à governança no âmbito da Justiça Eleitoral do Ceará, e a elaboração de outros controles internos como planos, avaliações, normas complementares, metodologias, manuais, boas práticas, procedimentos e processos que integram as dimensões da segurança patrimonial e institucional.

§ 2º Esta Política deve proporcionar a integração com as Políticas de Contratações, de Sustentabilidade, de Segurança da Informação, de Controle de Acesso Físico e Lógico, de Continuidade de Negócios, de Segurança e Saúde no Trabalho e de Gestão de Riscos.

§ 3º Na integração a que se refere o § 2º, dadas as particularidades da estrutura organizacional, as unidades administrativas patrimoniais devem buscar a construção de controles internos uniformes e o desenvolvimento de mecanismos de solução coletivos, visando a sua implantação e efetiva execução, considerando o compartilhamento de bens, sistemas, informações, facilidades e serviços.

§ 4° Cabe à Alta Administração a promoção desta Política e a persecução dos resultados estipulados e da disponibilidade dos recursos necessários para sua implantação e execução.

§ 5° A formação de uma cultura organizacional que compartilhe os valores e princípios estabelecidos nesta Resolução deve ser objetivo constante a ser perseguido.

Art. 3º Para os efeitos desta Resolução devem ser observadas as seguintes definições:

I - accountability: conjunto de procedimentos adotados na gestão pública que evidenciam a responsabilidade por decisões tomadas e ações implementadas, incluindo salvaguarda de recursos públicos, imparcialidade e desempenho;

II - atividade crítica: atividade cuja interrupção pode causar danos financeiros, operacionais, legais ou de imagem, considerados inaceitáveis pela organização;

III - colaborador(a): prestador(a) de serviço terceirizado, estagiário(a) ou qualquer pessoa com vínculo transitório e que tenha acesso, de forma autorizada, às informações ou às dependências da Justiça Eleitoral do Ceará;

IV - componentes dos controles internos da gestão: são o ambiente de controle interno, a avaliação de risco, as atividades de controles internos, a informação e comunicação e o monitoramento;

V - continuidade do negócio: compreende o processo permanente destinado a preparar a Justiça Eleitoral do Ceará a resistir aos efeitos de emergências ou interrupções e minimizar os danos operacionais, legais, financeiros e à imagem da instituição;

VI - controles internos da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de magistrados(as) e servidores(as) da Justiça Eleitoral do Ceará, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão estratégica, os seguintes objetivos gerais serão alcançados:

a) execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;

b) cumprimento das obrigações de accountability e transparência;

c) cumprimento de leis e regulamentos aplicáveis; e

d) salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e danos; o estabelecimento de controles internos no âmbito da gestão pública visa essencialmente aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados, de forma eficaz, eficiente, efetiva e econômica.

VII - criticidade: grau de importância de um determinado ativo institucional para a continuidade do negócio da instituição;

VIII - gestor(a): magistrado(a) ou servidor(a) formalmente designado para responder por unidade administrativa, projeto, serviço ou qualquer outra atividade institucional;

IX - emergência: evento súbito que requer ação imediata em razão da probabilidade de comprometer a incolumidade física das pessoas, interromper atividades críticas para o negócio ou causar riscos ao patrimônio;

X - gestão ou gerenciamento de riscos: atividades coordenadas para dirigir e controlar a organização no que se refere a riscos, com o objetivo de mensurar ameaças e seus potenciais danos à organização, de modo a fornecer subsídios para melhoria da gestão;

XI - governança: combinação de processos e estruturas implantadas pela Alta Administração, para informar, dirigir, administrar e monitorar as atividades, com o intuito de alcançar os seus objetivos;

XII - governança no setor público: compreende mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade;

XIII - incidente de segurança: indício de fraude, sabotagem, espionagem, desvio, falha ou evento indesejado ou inesperado que tenha probabilidade de comprometer as operações do negócio ou ameaçar a incolumidade física de pessoas, a integridade patrimonial ou a segurança da informação;

XIV - interrupção: paralisação ou redução do desempenho de uma ou mais atividades por período de tempo considerado inaceitável;

XV - processo de conformidade de registro de gestão: processo de verificação da conformidade dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI com as normas vigentes e se há documentação que suporte as operações registradas;

XVI - resiliência institucional: poder de recuperação ou capacidade para resistir aos efeitos de emergências ou interrupções;

XVII - risco inerente: risco a que a organização está exposta sem considerar quaisquer ações gerenciais que possam reduzir a probabilidade de sua ocorrência ou seu impacto;

XVIII - risco residual: risco a que a organização está exposta após a implementação de ações gerenciais para o tratamento do risco;

XIX - sistema de gestão: conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos de uma organização para estabelecer políticas e objetivos, bem como processos para atingir esses objetivos. Os elementos do sistema incluem a estrutura organizacional, papéis e responsabilidades, planos e controles.

XX - segurança institucional: conjunto de ações integradas destinadas à proteção de pessoas, aos processos de negócio e aos ativos da Justiça Eleitoral do Ceará;

XXI - segurança patrimonial: conjunto de atividades do ramo da segurança que tem como objetivo prevenir e reduzir perdas patrimoniais;

XXII - segurança e saúde no trabalho: conjunto de medidas, procedimentos, estruturas e princípios com o objetivo de reduzir os acidentes de trabalho e as doenças ocupacionais, e proteger a integridade física e a capacidade laboral dos(as) servidores(as) e demais colaboradores(as); e

XXIII - unidade administrativa patrimonial: unidade administrativa dotada de responsabilidade pela guarda e uso de bens permanentes e de materiais de consumo.

Parágrafo único. Os controles internos da gestão tratados nesta Resolução não devem ser confundidos com as atividades do Sistema de Controle Interno relacionadas no art. 74 da Constituição Federal, nem com as atribuições da auditoria interna, cuja finalidade específica é a medição e avaliação da eficácia e eficiência dos controles internos da instituição.

CAPÍTULO II

DAS DIRETRIZES

Art. 4º Os seguintes processos de trabalho devem funcionar de forma coordenada, integrada e harmonizada com a Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais:

I - gestão de bens móveis;

II - gestão de almoxarifado;

III - segurança patrimonial;

IV - gestão de incidentes de segurança patrimonial;

V - segurança institucional;

VI - segurança da informação;

VII - segurança e saúde no trabalho;

VIII - gestão contábil; e

IX - gestão de obras e reformas.

Parágrafo único. Os processos relacionados à gestão de bens móveis e de almoxarifado, no que tange à segurança física e patrimonial, devem ser harmonizados com a política de segurança institucional estabelecida, tendo como objetivo comum a prevenção de danos e interferências que possam comprometer a integridade dos ativos do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará ou a incolumidade física das pessoas.

Art. 5º As gestões dos riscos e dos controles internos devem ocorrer de forma integrada, com o objetivo de estabelecer um ambiente que respeite os valores, interesses e expectativas institucionais e, principalmente, da sociedade.

Parágrafo único. Os(As) gestores(as) devem:

I - assegurar que procedimentos efetivos de implantação de controles internos da gestão façam parte de suas práticas de gerenciamento de riscos, além de estimular a busca de soluções conjuntas, conforme balizas do art. 2º; e

II - buscar harmonizar, sempre que possível e pertinente, as normas, políticas, atividades de planejamento, manuais, procedimentos, avaliações e metodologias aos princípios e diretrizes da Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais.

Art. 6º As ações desenvolvidas no âmbito da Política para a Gestão de Bens e Materiais devem ocorrer de forma intersetorial, integrada, coordenada e sistemática, observando os seguintes princípios:

I - adequação entre meios e fins: vedada a imposição de obrigações, restrições e sanções em medida superior àquelas estritamente necessárias ao atendimento do interesse público;

II - aderência à integridade e aos valores éticos: referem-se a princípios morais, sendo pré-requisito e suporte para a confiança pública, a serem observados por todos(as) os(as) magistrados(as), servidores(as), colaboradores(as), estagiários(as), prestadores(as) de serviço e visitantes;

III - conscientização: construção de cultura institucional voltada à segurança e à conformidade, de modo a reduzir os riscos aos ativos e às pessoas e a possibilitar que gestores(as) e responsáveis realizem o correto registro, gerenciamento, salvaguarda e prestação de contas da situação e do destino dado ao bem público, além de permitir a efetivação dos princípios da prevenção e da participação;

IV - economicidade: as aquisições dos insumos necessários devem se dar em quantidade e qualidade adequadas, serem entregues no lugar certo e no momento preciso, ao custo mais baixo, mas que atendam às necessidades públicas;

V - estoque ideal: redução dos quantitativos de materiais estocados em depósitos ao mínimo necessário, tendendo a zero, observado o máximo aproveitamento dos bens existentes e a compra em quantidades adequadas;

VI - eficiência: as operações serão eficientes quando consumirem o mínimo de recursos para alcançar uma dada quantidade e qualidade de resultados, ou alcançarem o máximo de resultado com uma dada qualidade e quantidade de recursos empregados; os custos para a consecução das aquisições ou recebimento de bens devem guardar racionalidade e proporcionalidade com os valores destes bens e serem considerados no planejamento global;

VII - eficácia: as operações serão eficazes quando cumprirem objetivos imediatos, traduzidos em metas de produção ou de atendimento, de acordo com o estabelecido no planejamento das ações;

VIII - efetividade: as operações serão efetivas quando alcançarem os resultados pretendidos a médio e longo prazo, produzindo impacto positivo e resultando no cumprimento dos objetivos institucionais;

IX - gerenciamento de riscos: o planejamento, execução e acompanhamento de medidas de controle devem ser realizados com base no potencial danoso de riscos e ameaças à integridade dos ativos, às pessoas e à instituição, mediante processo contínuo, dinâmico, flexível e permanente;

X - não-vulnerabilidade: os bens que compõem o patrimônio devem ter a integridade garantida, sendo protegidos e preservados, inclusive com restrição de acesso, quando couber;

XI - oportunidade: processo de mensuração e apresentação dos componentes patrimoniais para produzir, tempestivamente, informações íntegras e fidedignas;

XII - cooperação: magistrados(as), servidores(as), colaboradores(as) e demais pessoas com acesso às unidades da Justiça Eleitoral do Ceará devem atuar conjuntamente com vistas à proteção e à preservação dos ativos institucionais;

XIII - prevenção: os efeitos de eventos com manifesta probabilidade de ocorrência e com potencialidade de causar danos operacionais, legais, financeiros e à integridade física das pessoas devem ser evitados ou minimizados, adotando-se para isso um conjunto de medidas e ferramentas de controle que busquem melhorar a resiliência institucional; no âmbito da Justiça Eleitoral do Ceará, todas as unidades administrativas devem participar do esforço de prevenção;

XIV - proporcionalidade: o nível, a complexidade e os custos das ações de gestão devem ser apropriados e adequados ao valor e à necessidade de confiança nos ativos, considerando os impactos e a probabilidade de ocorrência dos riscos; devem ser efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações realizadas; e

XV - reparação: todo dano sofrido pelos bens e materiais que compõem o patrimônio e o almoxarifado, deverá ser, sempre que possível, reparado, ou objeto de indenização.

Art. 7º A gestão dos bens e dos materiais deve se pautar pelas seguintes diretrizes:

I - integração com os processos de gestão de pessoas, de maneira que, na hipótese de alteração da situação funcional do(a) servidor(a), seja possível a verificação de suas responsabilidades em relação ao patrimônio público;

II - descentralização de atribuições, de modo que a gestão patrimonial e do almoxarifado seja efetuada por setores e responsáveis envolvidos diretamente na utilização dos bens e materiais sob respectiva guarda;

III - a movimentação de bens móveis e de materiais de consumo entre unidades patrimoniais somente deverá ocorrer mediante prévia autorização de gestores(as) formalmente designados;

IV - a instalação, manutenção e movimentação de bens móveis e de materiais de consumo deverão ser realizadas, quando couber, por servidores(as) ou colaboradores(as) com respectiva competência técnica;

V - o acesso a depósitos e reservas técnicas deverá se restringir às equipes autorizadas;

VI - os bens móveis e os materiais de consumo deverão ser armazenados ou alocados em ambientes com temperatura e nível de umidade apropriados às suas características físicas e à adequada manutenção das mesmas;

VII - instituição de mecanismos e procedimentos para monitoramento da entrada e saída de bens móveis e de materiais de consumo nas edificações, bem como do acervo disponibilizado em espaços de uso comum;

VIII - estabelecimento de critérios e parâmetros para determinação de obsolescência dos diversos tipos de bens móveis, de modo a viabilizar a renovação e/ou reforma periódica do acervo patrimonial;

IX - as aquisições de bens móveis e de materiais de consumo devem ser planejadas com as unidades demandantes de maneira a serem realizadas, preferencialmente, em conjunto e de uma só vez em cada exercício financeiro, com vistas à obtenção de ganhos de escala;

X - os(as) servidores(as) devem ser continuamente orientados na temática de gestão de bens móveis e de almoxarifado, de forma a minimizar ocorrências de não-conformidades ou incidentes de segurança patrimonial;

XI - a instauração e a conclusão de processos de responsabilização envolvendo itens do patrimônio e do almoxarifado devem ser realizadas em tempo razoável, nos termos da lei; e

XII - o conhecimento e as atividades relacionadas à gestão de bens móveis e materiais de consumo devem ser integrados, estruturados e institucionalizados por meio de sistema informatizado, metodologias, normas, manuais, procedimentos e divulgação periódica.

Art. 8º A especificação de cada processo envolvendo a gestão e a segurança de bens e materiais públicos observará as seguintes características:

I - o detalhamento do sistema integrado de gestão deve incluir, no mínimo, escopo, principais processos, objetivos relacionados à segurança e principais responsabilidades sobre o sistema;

II - os processos do sistema integrado de gestão devem ser estruturados e monitorados de forma a permitir sua melhoria contínua;

III - a gestão de riscos inerente aos bens móveis e ao almoxarifado é processo obrigatório e deve balizar a implantação e a avaliação de controles;

IV - o corpo funcional deve ser continuamente orientado no tema da gestão e segurança patrimonial, de forma a minimizar ocorrência de problemas de segurança;

V - as aquisições de bens móveis e de materiais de consumo devem ser planejadas com as unidades demandantes de maneira a otimizar os meios, como licitações e procedimentos de compra, razão pela qual devem ser preferencialmente realizadas em conjunto e de uma só vez em cada exercício financeiro;

VI - a instauração e a conclusão de processos de responsabilização envolvendo bens móveis e materiais de consumo devem ser realizadas em tempo razoável, nos termos da lei;

VII - a verificação da eficácia da gestão de integridade, de riscos e dos controles internos da gestão deve ser realizada por meio de avaliações periódicas, com a comunicação do resultado aos responsáveis pela adoção de ações corretivas, às instâncias de governança e à Alta Administração;

VIII - o conhecimento e as atividades devem ser integrados, estruturados e institucionalizados por meio de metodologias, normas, manuais e procedimentos; e

IX - os mecanismos de preservação da integridade pública devem ser dotados de critérios de identificação de eventuais desvios de conduta e de suas respectivas responsabilizações.

CAPÍTULO III

DA DIVULGAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E SUPERVISÃO

Art. 9º Incumbe à Diretoria-Geral coordenar e orientar a implantação do disposto nesta Resolução.

Parágrafo único. Compete à Diretoria-Geral avaliar periodicamente a necessidade de revisão desta Resolução, de modo a atualizá-la caso surjam novos requisitos de compliance ou jurídicos, apresentando, se for o caso, a respectiva proposta à Presidência.

Art. 10. A Secretaria de Administração fará o acompanhamento e a supervisão da execução da Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais.

§ 1º Com ações estratégicas de informação e comunicação, a unidade mencionada no caput realizará divulgações:

a) logo após a publicação da Política de Gestão Integrada de Bens Móveis e Materiais, destacando as responsabilidades de cada ator no que concerne à gestão do patrimônio e do almoxarifado da Justiça Eleitoral do Ceará; e

b) com periodicidade máxima de seis meses, de comunicados ou registros que confirmem os valores, princípios e diretrizes mais importantes para a gestão dos bens móveis e dos materiais de consumo.

§ 2º São mecanismos de acompanhamento, além de outros que poderão ser estabelecidos, desde que estejam de acordo o disposto nesta Resolução:

a) a criação de instâncias de supervisão para monitoramento da governança e do desempenho, incluindo objetivos estratégicos;

b) relatórios gerenciais e indicadores de desempenho; e

c) a adoção de boas práticas de planejamento, de controle e de avaliação periódica, nos termos do inciso VII do caput do art. 8º.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. As diretrizes inerentes à Continuidade de Negócios, à Gestão de Riscos e à Segurança Institucional deverão ser oportunamente harmonizadas com o disposto nesta Resolução, com base em análises e formulações específicas realizadas pelas unidades e instâncias competentes.

Art. 12. Os contratos, convênios, acordos de cooperação e outros instrumentos congêneres celebrados pela Presidência devem observar, no que couber, as disposições desta Resolução.

Art. 13. A Presidência expedirá atos complementares para o cumprimento das disposições desta Resolução, bem como decidirá acerca dos casos não previstos.

Art. 14. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Fortaleza, Ceará, aos 03 dias do mês de abril do ano de 2024.

Desembargador Eleitoral Raimundo Nonato Silva Santos

PRESIDENTE

Desembargador Eleitoral Francisco Gladyson Pontes

VICE-PRESIDENTE

Desembargador Eleitoral Glêdison Marques Fernandes

JUIZ FEDERAL

Desembargador Eleitoral Francisco Érico Carvalho Silveira

JURISTA

Desembargador Eleitoral Daniel Carvalho Carneiro

JUIZ ESTADUAL

Desembargador Eleitoral Luciano Nunes Maia Freire

JUIZ ESTADUAL

Desembargador Eleitoral Substituto Rogério Feitosa Carvalho Mota

JURISTA

Procuradora da República Substituta Marina Romero de Vasconcelos

PROCURADORA REGIONAL ELEITORAL