PORTARIA Nº 1.012, DE 4 DE SETEMBRO DE 2023

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO CEARÁ, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 23, inciso XXVII, do Regimento Interno deste Tribunal;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a utilização das áreas do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará;

CONSIDERANDO a Portaria TRE-CE nº 59/2023, que institui o Termo Circunstanciado Administrativo - TCA, para a apuração simplificada de responsabilidade por dano ou desaparecimento de bens permanentes que implique em prejuízo de pequeno valor, no âmbito do TRE-CE;

CONSIDERANDO as práticas (ou política) de segurança de acesso à portaria e às dependências internas e externas da sede;

CONSIDERANDO a estrutura física do prédio e suas limitações;

RESOLVE:

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art.1º Ficam instituídas as regras e procedimentos para a realização de eventos externos nas dependências da sede do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará com objetivo de estabelecer diretrizes, responsabilidades e competências para garantir a segurança, integridade e disponibilidade dos espaços destinados aos eventos externos.

Art.2º Poderão realizar eventos na sede deste Tribunal instituições públicas, salvo nos casos específicos decididos pela Presidência.

Art.3º Estão disponíveis para reserva o auditório, a sala multiúso, o foyer e a copa, pertencentes ao Bloco de Eventos, e o estacionamento de visitantes na parte externa.

Parágrafo único. É vedada a reserva e a utilização da sala de sessões sob qualquer forma.

DA SOLICITAÇÃO E RESERVA DE ESPAÇOS

Art.4º Os pedidos de utilização dos espaços serão formalizados por meio do preenchimento do Formulário de Solicitação de Uso de Espaço (Anexo I), subscrito por representante da instituição interessada, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

§ 1º O Formulário de Solicitação de Uso de Espaço a que se refere o caput do art. poderá ser acessado no endereço eletrônico do TRE e deverá seguir os procedimentos de envio indicados.

§2º A instituição interessada deverá apresentar, no ato de solicitação de reserva, as seguintes informações, para análise e confirmação:

a. Indicação do ambiente a ser reservado;

b. Pessoa responsável pela realização e coordenação do evento;

c. Contato telefônico e e-mail da pessoa responsável e/ou equipe, para comunicação;

d. Nome do evento;

e. Finalidade do Evento;

f. Estimativa de público que se fará presente ao evento;

g. Plantas e projetos do evento que pretende realizar, se for o caso;

h. Se utilizará equipe própria para a segurança e prestação de primeiros socorros, durante o evento.

i. Caso a resposta do item “h” seja afirmativa, informar se utilizará segurança armada ou com dispositivos não letais e equipe de socorro, como também deverá apresentar à unidade responsável pela segurança do TRE-CE o planejamento elaborado para o evento.

j. Da necessidade de acesso à internet

Art.5º O horário de realização do evento deverá ser, preferencialmente, no período de segunda-feira a sexta-feira, de 8h às 20h, podendo ser excepcionalmente estendido mediante autorização da Presidência do TRE-CE. Excepcionalmente, com a aprovação expressa da Presidência, o evento poderá ocorrer aos sábados e domingos.

Art.6º O evento deverá se adaptar à estrutura física apresentada nas plantas dos espaços disponíveis do Bloco de Eventos que estão disponibilizadas nos anexos desta Portaria.

Art.7º Não será permitida:

I. a divulgação do evento antes de formalizada a autorização de uso do(s) espaço(s);

II. a utilização de outros espaços que não os estabelecidos no termo de autorização de uso.

III. manifestações político-partidárias.

Art. 8º Caberá à Assessoria de Imprensa, Comunicação Social e Cerimonial (ASCOM) receber os Formulários de Solicitação de Uso de Espaço, em formato digital (pdf), através do e-mail ascom@tre-ce.jus.br, e verificar previamente os dados da instituição interessada e seus responsáveis, a finalidade do evento, datas e espaços disponíveis.

I. A ASCOM poderá fazer ressalvas quanto aos dados informados podendo entrar em contato com instituição interessada para ajustes.

II. Após a verificação prévia, a ASCOM submeterá a solicitação à apreciação da Presidência que decidirá quanto à conveniência e oportunidade do evento.

III. A ASCOM informará à instituição interessada e à Secretaria de Administração a decisão da Presidência e fará o acompanhamento necessário à realização do evento.

DA ORGANIZAÇÃO DO EVENTO

Art.9º A instituição interessada deverá submeter à Secretaria de Administração deste Tribunal, no prazo de 15 (quinze) dias úteis antes do evento:

I. A demanda elétrica necessária durante a montagem, desmontagem e realização do evento, sendo responsabilidade da instituição interessada efetuar os serviços de instalação e assumir todas as despesas correspondentes.

II. Nos casos que necessitem de montagem, deverá apresentar leiaute final do evento com a planta baixa, discriminando todas as montagens, contendo demanda de carga elétrica, de forma detalhada, quando for o caso, bem como a carga (peso) a ser instalada nos espaços autorizados, para aprovação e possíveis modificações, caso necessárias, informando, ainda, relação de montadoras e fornecedores, com os respectivos contatos;

§1º Qualquer alteração na planta do evento deverá ser submetida à prévia aprovação da Secretaria de Administração.

§2º Os projetos elaborados deverão seguir os padrões definidos pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

§3º É obrigatório o estabelecimento de corredores contínuos de evacuação, guardada sempre largura suficiente para o trânsito de participantes e visitantes, e área de circulação, não podendo ser obstruídos por qualquer tipo de material/equipamento.

§4º A divulgação do evento não poderá ser realizada na área externa do Tribunal, devendo ficar restrita a área reservada ao evento.

Art.10. A instituição interessada terá o espaço liberado a partir da data e hora previstas no termo de autorização de uso para início da montagem do evento, devidamente desocupado e limpo.

§ 1º Será realizada vistoria prévia para a liberação do espaço solicitado para o evento.

§ 2º O laudo de vistoria prévia deverá ser assinado por quem representar a instituição interessada e por representante deste Tribunal.

Art. 11. A instituição interessada agendará vistoria prévia no local destinado ao evento acompanhado por responsáveis das unidades envolvidas do Tribunal.

I. - Após a visita será emitido laudo de vistoria contendo a data da liberação do espaço e demais anotações pertinentes à montagem e desmontagem do evento.

II. - O laudo de vistoria prévia deverá ser assinado por um representante da instituição interessada e por representante deste Tribunal.

Art. 12. O Tribunal entregará o espaço devidamente desocupado e limpo na data indicada para o início da montagem do evento;

Art. 13. Ao final do evento, a instituição interessada será responsável pela desmontagem e entrega do espaço limpo e desocupado na data indicada.

I. na data final da desmontagem do evento ou na data mais próxima possível será realizada a vistoria de entrega do espaço com a presença da instituição interessada e representante do Tribunal;

II. será emitido e assinado um laudo de entrega destacando as possíveis ocorrências e a responsabilização pelos danos causados, se for o caso;

III. o Tribunal poderá verificar possíveis danos causados aos bens móveis após a assinatura do laudo de entrega do espaço. Tão logo tenha conhecimento de algum dano informará à instituição interessada para as devidas providências;

DA MONTAGEM E DESMONTAGEM DO EVENTO

Art.14. A distribuição dos pontos de energia elétrica não poderá ser alterada e deve ser verificada pela instituição interessada quando da vistoria inicial.

Art.15. A utilização das instalações elétricas e hidráulicas, sonorização e elevadores durante a realização dos eventos é de responsabilidade da instituição interessada, cabendo-lhe a reparação de quaisquer prejuízos que venham a ocorrer pela desobediência das especificações previstas, e quaisquer reparos que se façam necessários nas instalações, em consequência do uso inadequado.

Art.16. Fica expressamente vedado o ingresso de menores de 14 anos aos espaços autorizados, durante o período de montagem e desmontagem dos eventos.

Art.17. Durante a montagem, realização e desmontagem dos eventos, serão observados os seguintes procedimentos, além dos previstos no termo de autorização de uso:

I. todas as saídas deverão permanecer acessíveis e desimpedidas;

II. na decoração, não poderão ser utilizados materiais ou substâncias perigosas, assim consideradas por fabricantes ou fornecedores. Em nenhuma hipótese serão admitidos explosivos de qualquer natureza nas áreas e/ou dependências do Tribunal Regional Eleitoral;

III. não será permitida a instalação de artefatos elétricos, pingentes, ou fixação externa, fios, por ventura expostos, deverão ser cobertos com ponte aceitável para a segurança do público;

IV. é obrigatória a permanência, do início até o término da desmontagem, de um ou uma representante da instituição interessada, a fim de assegurar que os serviços sejam concluídos dentro do prazo autorizado;

V. não é permitido qualquer tipo de montagem:

a. a uma distância inferior a 60 cm (sessenta centímetros) de hidrantes, ou que impeçam o livre acesso aos respectivos equipamentos;

b. em locais que impeçam ou dificultem o livre acesso às saídas de emergência;

VI. qualquer utilização de espaços para divulgação, utilizando material que cause algum impacto visual, deverá ser previamente autorizado mediante apresentação de projeto.

Art.18. É proibido aos organizadores, montadores e participantes do evento em geral, nas áreas internas e reservadas:

I. fumar;

II. afixar materiais de divulgação nas paredes externas e internas;

III. usar instrumentos sonoros que possam prejudicar a disciplina do evento.

IV. consumo de bebidas alcoólicas, salvo quando previsto na autorização.

Art.19. O uso do ar condicionado durante o evento seguirá as normas internas e qualquer alteração de temperatura deverá ser feita unicamente pela unidade deste Tribunal responsável pela automação.

Art.20. As chaves dos espaços autorizados ficarão sob a responsabilidade do TRE-CE.

Art.21. Os painéis externos ao ambiente reservado deverão ser desmontados logo após o término do evento.

Art.22. As servidoras ou os servidores públicos, assim como as colaboradoras e colaboradores das empresas prestadoras de serviços, contratadas pelo TRE-CE, não poderão prestar qualquer tipo de serviço extra ou particular à instituição interessada, nem às empresas prestadoras de serviços contratadas para o evento, sob pena de responsabilidade administrativa e revogação da autorização de uso.

DO ACESSO E SEGURANÇA

Art.23. Durante a montagem e o evento, o estacionamento do TRE/CE será administrado pelo próprio TRE/CE.

Parágrafo único. Não será autorizada qualquer demanda prevista para a área de estacionamento que não seja a de estacionamento.

Art.24. O estacionamento de visitantes contempla 120 vagas, seu uso deverá respeitar as vagas especiais destinadas a idosos e a pessoas com deficiência.

Art.25. A instituição interessada obriga-se a observar e fazer cumprir por quem lhe represente, propostas ou prepostos e empregadas e empregados, as normas de funcionamento e segurança previstas neste Regulamento e outras instruções que lhes forem dadas a conhecer por ocasião da celebração do termo de autorização de uso, e as legalmente estabelecidas.

Art.26. O serviço de carga, descarga e trânsito de material deve ser feito através do estacionamento de visitantes, preservando as entradas sociais exclusivamente para acesso do público.

§1º No caso de descumprimento do disposto neste artigo, o TRE-CE poderá executar a interdição da área autorizada.

§2º É vedada, em qualquer hipótese, a guarda de qualquer tipo de carga na área de estacionamento.

Art.27. É de exclusiva responsabilidade da instituição interessada a contratação ou subcontratação de terceiros para prestação de serviços nas áreas autorizadas.

§1º A relação dos prestadores de serviço e organizadores do evento, deverá ser encaminhada à Assessoria de Segurança e Inteligência deste Tribunal, para fins de credenciamento, para acesso aos espaços reservados, acompanhada dos documentos abaixo relacionados, em até 2 dias úteis da data da montagem:

I - cópia da identidade ou carteira de motorista.

§2° A instituição interessada responsabiliza-se por atos de natureza civil ou criminal praticados pelos terceiros por ele contratados para prestação de serviços nas áreas autorizadas.

§3º A liberação para a entrada nos espaços do TRE-CE somente será autorizada mediante o recebimento dessas informações.

Art.28. A Segurança do TRE-CE é responsável apenas pelo patrimônio público. O promotor ou organizador deverá manter sua equipe de Segurança, credenciada no TRE-CE, na forma descrita no artigo anterior.

Art.29. É permitido livre acesso das servidoras ou dos servidores públicos a serviço do TRE-CE nos espaços autorizados.

Art. 30. Não será permitido, sob qualquer hipótese, acesso à rede interna de dados e/ou sistemas do TRE/CE.

Art. 31. Estarão condicionadas à aprovação e fiscalização da Assessoria de Segurança e Inteligência do TRE/CE todas as rotinas propostas pela instituição interessada que incluam atividades sensíveis à segurança patrimonial e de pessoas; ao combate a incêndio e demais ações afeitas às atribuições daquela assessoria.

DA MANUTENÇÃO DOS ESPAÇOS

Art.32. A instituição interessada receberá as áreas, instalações e equipamentos autorizados em perfeito estado de limpeza, conservação e funcionamento, obrigando-se a mantê-lo e devolvê-lo no mesmo estado quando findo ou revogado, por qualquer motivo, o termo de autorização de uso, cabendo à instituição interessada a responsabilidade e o custo pelos materiais de consumo, higiene e limpeza necessários para tal finalidade.

§1º Para a limpeza dos locais de realização dos eventos, devem ser observadas as normas técnicas para utilização de materiais e equipamentos, de acordo com o local, piso e demais características apresentadas.

§2º Em virtude da presença de piso suspenso, a limpeza dos ambientes deve ser realizada a seco, a fim de evitar danos parciais e/ou permanentes ao piso e aos cabos de energia e de rede.

§3º Os banheiros deverão ser equipados com insumos necessários ao uso e a manutenção, a exemplo de papel higiênico, papel toalha, sabonete líquido e demais materiais de limpeza.

§4º A instituição interessada providenciará os garrafões de água e copos descartáveis em quantidades suficientes para atender o evento.  

Art.33. A instituição interessada deverá providenciar contêiner, a ser depositado ao lado da lixeira seletiva, para o armazenamento e remoção do lixo gerado, desde o período do início da montagem até o término do período de desmontagem, sendo este responsável pelo devido acondicionamento e remoção dos resíduos gerados durante o referido período:

I. quando da entrega e recebimento dos locais, será vistoriado e supervisionado quanto à limpeza;

II. fica proibido o trânsito de carros de mão, empilhadeiras manuais e/ou similares nos locais de piso suspenso, a fim de evitar danos permanentes.

§1º A instituição interessada deverá manter a equipe de limpeza por ele contratada, durante a montagem, realização e desmontagem.

§2º Todas as áreas autorizadas ao evento deverão ser limpas, incluindo os espaços utilizados pelas prestadoras de serviços (banheiros, local de almoço, carga e descarga etc.).

§3º A limpeza deverá ser concluída pela instituição interessada dentro do período (dia e horário) autorizado para a desmontagem. Quando a conclusão da limpeza do evento ultrapassar o horário reservado, o recebimento dos espaços autorizados poderá, a critério do TRE-CE, ser realizado no dia seguinte.

§4º Caso a limpeza não esteja satisfatória, a Administração do TRE-CE receberá os espaços, ficando a instituição interessada obrigada a repeti-la.

DOS MÓVEIS, MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DISPONÍVEIS

Art.34. O TRE-CE não dispõe de móveis para empréstimo ou locação à instituição interessada, à exceção daqueles usualmente destinados a auditórios, salas de reuniões e secretarias de eventos (cadeiras), que deverão ser solicitados em até 15 (quinze) dias antes do período do evento.

§1º A Administração do TRE-CE poderá ceder os móveis referidos no caput de acordo com a sua disponibilidade. A montagem, organização e desmontagem será encargo da instituição interessada.

§2º Qualquer outro material do TRE-CE que não esteja na lista dos materiais disponibilizados aos eventos, não poderá ser cedido, sob hipótese alguma.

§3º Qualquer dano causado aos móveis do TRE-CE utilizados pelo evento deverá ser restaurado ou substituído pela instituição interessada.

§4º Não será permitida a cessão de equipamentos de informática do TRE/CE: computadores, impressoras ou telefones VOIP. 

Art.35. Não é permitida a montagem de cozinhas. Para esse fim, deverá ser usada a copa do bloco de eventos.

Parágrafo único. Os espaços de copa do TRE-CE se destinam apenas para apoio, não sendo permitido o preparo de alimentos em suas instalações e nem o uso de gás de cozinha.

Art.36. A instituição interessada deverá designar uma pessoa responsável para vistoriar, juntamente à Administração do TRE-CE, os espaços autorizados para o evento, informando nome completo, RG e CPF.

Art.37. Caso não realize a vistoria das dependências do local do evento, a instituição interessada será considerada cientificada e acatará o relatório de vistoria realizado pela Administração do TRE-CE, não cabendo questionamentos ou discordâncias.

DAS RESPONSABILIDADES

Art.38. O Tribunal Regional Eleitoral poderá fiscalizar o estrito cumprimento do projeto do evento aprovado, durante a montagem, a realização e a desmontagem do evento, sem que a fiscalização implique transferência de responsabilidade.

Parágrafo único. O Tribunal Regional Eleitoral se reserva no direito de supervisionar os serviços executados por terceiros, informando à instituição interessada os trabalhos que não estejam obedecendo às disposições regulamentares ou os padrões normalmente seguidos na execução de tarefas semelhantes, podendo interrompê-los imediatamente.

Art.39. Caberá à instituição interessada, quando for o caso:

I. solicitar apoio à Enel, Bombeiros, Cagece, CPRV, DER, AMC, DETRAN, entre outros;

II. entrar em contato com o ECAD- Escritório Central de Arrecadação e Distribuição, no caso de uso de música ambiente e shows, e entregar cópia do documento para o TRE-CE;

III. adotar todas as medidas de segurança adequadas e impedir a entrada de produtos explosivos ou armas em qualquer dependência do TRE-CE;

IV. proibir a colocação de qualquer material ou equipamento que impeça ou dificulte o acesso ou uso dos hidrantes existentes;

V. proibir a retirada dos extintores de seus pontos fixos para serem utilizados em outro local e evitar que o acesso à utilização desse equipamento seja dificultado;

VI. conservar completamente livres as saídas de emergência e a sua sinalização, impedindo o armazenamento no local de qualquer tipo de material ou equipamento.

Art.40. A instituição interessada não poderá ceder ou transferir o uso dos espaços autorizados a terceiros.

Art.41. A instituição interessada será responsabilizada por qualquer dano causado aos jardins do TRE- CE durante o período autorizado para o evento, devendo preservá-los, não fazendo uso que traga qualquer prejuízo à área.

Art.42. A instituição interessada é responsável, independentemente de culpa, por qualquer dano provocado, por qualquer pessoa, inclusive terceiros, ao espaço autorizado ou suas instalações, incluindo pisos.

Art.43. Caberá à instituição interessada a responsabilidade por ocorrências de natureza civil, de acidentes pessoais, trabalhistas, fiscais, penais e as decorrentes do descumprimento das normas regulamentares e legais, durante os dias de montagem, realização e desmontagem do evento, causados por seus prepostos, fornecedores e prestadores de serviços, por ele contratados, em decorrência da realização do evento, ressalvados os seguros de responsabilidade do TRE-CE.

Art.44. A instituição interessada é responsável pela segurança das áreas externas autorizadas e segurança interna das áreas ocupadas (desde o início da montagem até o término da desmontagem), devendo exigir que a entrada e saída das suas empregadas ou dos seus empregados ou das empresas contratadas a seu serviço sejam feitas pelo estacionamento de visitantes, devidamente identificados.

Art.45. A responsabilidade e custo pela presença do Corpo de Bombeiros e assistência médica emergencial durante toda a realização do evento, montagem e desmontagem, é da instituição interessada que adotará as devidas providências, bem como sua comprovação.

Art.46. Os objetos eventualmente deixados ou esquecidos deverão ser recolhidos pela instituição interessada.

Art.47. Cumpre à instituição interessada a observância de todas as normas de Proteção contra incêndios, bem como impedir a obstrução dos equipamentos de combate a incêndio e conservar sempre livres as saídas de emergência, sob pena de interdição do evento.

Art.48. Cabe à instituição interessada a responsabilidade pelo fornecimento de paramédico ou profissional de enfermagem credenciado, devidamente equipado, para atendimento de primeiros socorros, no local do evento e durante o período autorizado para seu uso.

Art.49. Poderá ser exigido da instituição interessada: seguro incêndio e seguro de responsabilidade civil, durante o prazo de autorização de uso.

Art.50. O TRE-CE desobriga-se de quaisquer perdas ou danos ocorridos com os materiais de propriedade da instituição interessada, de seus prestadores de serviços, não tendo responsabilidade por acidentes pessoais com o pessoal contratado, prestadores de serviço e participantes, que porventura ocorram nas áreas e dependências utilizadas.

Art.51. O TRE-CE poderá solicitar a substituição das empregadas ou dos empregados, contratados pelo usuário ou por empresas prestadoras de serviços, que venham a causar problemas internos de ordem disciplinar, pessoal, profissional ou moral.

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art.52. Deverá constar da respectiva autorização de uso declaração expressa da instituição interessada de que conhece, aceita e se compromete a cumprir as disposições regulamentares previstas nesta Portaria, bem como as que lhe forem subsequentes, acatando-as integralmente.

Art.53. O projeto com todos os seus anexos são considerados parte integrante do termo de autorização de uso.

Art.54. Os casos omissos serão decididos pela Presidência deste Tribunal.

CIENTIFIQUE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

Fortaleza, 4 de setembro de 2023

Desembargador RAIMUNDO NONATO SILVA SANTOS
PRESIDENTE

 

ANEXO I

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE USO DE ESPAÇO

 

Ao Excelentíssimo Desembargador-Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará,

Solicito o uso de espaço, conforme informações que seguem:

 

Fortaleza-CE, ____ de _________________ de _________

 

_______________________________________________

Representante da instituição interessada