PORTARIA CONJUNTA Nº 42, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2022

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO CEARÁ e o CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL DO CEARÁ, no uso das atribuições constantes dos artigos 23, LX, e 26, ambos do Regimento Interno deste Tribunal;

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública preconizados no Artigo 37 da Constituição da República, em especial o da eficiência;

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, em conformidade com o art. 1º da Lei nº 8.159/1991;

CONSIDERANDO que a Lei nº 13.7092018 dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer critérios e procedimentos relativos à gestão documental no Tribunal Regional Eleitoral do Ceará e nos Cartórios Eleitorais, em conformidade com a legislação arquivística brasileira;

CONSIDERANDO a Resolução TRE-CE nº 793/2020, que dispõe sobre o Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral do Ceará para o período 2021-2026, por entender que matéria discplinada está relacionada ao macrodesafio Aperfeiçoamento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária;

CONSIDERANDO a Resolução TRE-CE nº 807/2021, bem como a Resolução TRE/CE nº 898 /2022, que dispõem sobre o Programa e a Política de Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Ceará, respectivamente;

CONSIDERANDO a celeridade com o uso da tecnologia e gestão da informação,

RESOLVEM:

Art. 1° Regulamentar o uso do meio eletrônico para obtenção e controle de números de Resoluções, Apostilas, Portarias, Portarias-Conjuntas, Editais, Enunciados Administrativos, Provimentos, Ofícios, Ofício-Circulares no âmbito da Justiça Eleitoral do Ceará, por meio do Sistema de Numeração Única de Documentos - NUDOC.

Parágrafo único. Os tipos documentais Comunicação Interna e Informação receberão numeração automática setorial por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

Art. 2° O NUDOC será disponibilizado na intranet a todas as unidades do TRE-CE a partir de 1º de janeiro de 2023, tornando-se obrigatório para os tipos de documentos citados no artigo 1º.

Art. 3° O acesso ao sistema será mediante utilização de login e senhas pessoais, para efetuar a numeração e consulta de dados e documentos.

Art. 4° São usuários do NUDOC:

- Administradores: responsáveis pelo controle dos numeradores e tipos documentais, perfil restrito aos servidores da STI e da COGEI;

- Numeradores: responsáveis pela numeração e indexação dos documentos - servidores indicados pelas unidades para o registro de numeração conforme tipos documentais;

- Consulentes: todos os servidores e colaboradores autorizados do TRE-CE.

Art. 5° É responsabilidade dos numeradores o correto preenchimento dos dados necessários e obrigatórios para a obtenção da numeração possível do documento gerado, complementando a indexação sempre que possível.

Art. 6° A numeração atribuída pelo NUDOC será automática e sequencial da seguinte forma:

§ 1º Na Secretaria do TRE-CE:

- Independente do ano de geração no tipo Resolução;

- Anual para Apostilas, Portarias, Portarias-Conjuntas, Editais, Enunciados Administrativos, Provimentos, Ofícios, Ofício-Circulares.

§ 2º Nas Zonas Eleitorais e Diretorias de Fóruns a numeração será sequencial por unidade e anual.

§ 3º A numeração anual será reiniciada no número 1 à zero hora do dia primeiro de janeiro de cada ano.

Art. 7° No caso de não utilização do número obtido o usuário registrará o cancelamento do número gerado mediante informação no próprio sistema.

Paragrafo único. Os números cancelados não serão reutilizados.

Art. 8° Os documentos de caráter sigiloso deverão ser registrados omitindo-se os campos que possibilitam a identificação de informações sensíveis.

Art. 9° O suporte ao NUDOC será de responsabilidade da Secretaria de Tecnologia da Informação quando a demanda for relacionada ao acesso ao sistema ou outras ocorrências de natureza técnica, e da Coordenadoria de Gestão da Informação quando relativa às questões de natureza administrativa, normativa ou regras de negócio.

Art. 10 O uso inadequado do NUDOC estará sujeito à apuração de responsabilidade e aplicação de sanções administrativas.

Art. 11 Os casos omissos serão submetidos à Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 12 Esta portaria e entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

CIENTIFIQUE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

Fortaleza, 22 de dezembro de 2022.

Desembargador INACIO DE ALENCAR CORTEZ NETO

Presidente

Desembargador RAIMUNDO NONATO SILVA SANTOS

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral