O Tribunal Regional Eleitoral do Ceará (TRE-CE) realiza a digitalização de documentos do Arquivo Central, em virtude da necessidade de preservação do Patrimônio Cultural Arquivístico. A medida, que objetiva a conservação, preservação, restauração, valorização e difusão do acervo do Tribunal, é orientada pela Seção de Apoio à Gestão Documental (SAGED), da Coordenadoria de Gestão da Informação (COGEI).

O serviço iniciou pelos documentos mais importantes e insubstituíveis da Instituição, que terão especial proteção dentre o acervo permanente conforme Programa de Gestão Documental disposto na Resolução nº 807/2021. A digitalização dos documentos visa à garantia do direito de acesso à informação e à preservação do acervo documental enquanto patrimônio público da história política e social do Estado do Ceará e abrigo da memória institucional, conforme previsto na Resolução nº 898/2022, que estabeleceu a Política de Gestão Documental do TRE-CE.

As atividades, iniciadas em 11 de janeiro passado, objetivam também a adoção de repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), em software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões abertos de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Após implantado, o RDC-Arq garantirá a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade, quando aplicável e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Vídeo

A chefe da SAGED, Maryane Parente, produziu um vídeo baseado no documento digitalizado, que conta a história de um processo da comarca da São Benedito, autuado em 1º de julho de 1905. No vídeo, o analista de sistemas com especialização em SIGAD e RDC-Arq, Carlos Eduardo Carvalho Amand, demonstra o procedimento de digitalização e guarda do documento digital ao filho de um servidor do Tribunal, o menino Pedro Wagner Torres Lima, de 9 anos.

Na ocasião, o Professor Dr. Expedito Eloisio Ximenes, especialista em Filologia e Coordenador do Mestrado Interdisciplinar em História e Letras da UECE, esclarece detalhes da caligrafia e curiosidades sobre os métodos de instrução processual da época. O juiz de Direito Titular do 4º Juizado Especial Cível de Fortaleza e ex-Juiz Eleitoral, Magno Gomes de Oliveira relata os detalhes jurídicos do Recurso Eleitoral que envolveu um livreto denominado a Horrível Tragédia (1904) de autoria de Ribas de Queiroz.

O vídeo está disponível no YouTube do TRE Ceará.

A Gestão Documental no TRE-CE

O Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Ceará, iniciado em 2017, já destinou à reciclagem mais de 100 toneladas de papel referente aos documentos que cumpriram seu prazo de guarda. Os procedimentos de eliminação de documentos adotados visam ao cumprimento das boas práticas de gestão documental, à organização e arquivamento dos documentos produzidos, à redução de custos com armazenamento do acervo documental arquivístico, bem como a respeito do caráter socioambiental de descarte de documentos.

Também objetiva a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos e/ou processos administrativos e judiciais, assegurando a recuperação das informações de forma ágil e eficaz, visando também o melhor uso do espaço físico, além de proporcionar melhor acondicionamento dos expedientes, contribuindo para sua conservação.

Aprovada em 18 de agosto do último ano, a Resolução 898/2022 estabeleceu a Política de Gestão Documental do TRE-CE, tendo entre seus princípios a implementação de estratégias para manutenção, custódia e preservação segura dos documentos arquivísticos em ambientes físicos e digitais, e o fomento à pesquisa e a consulta ao acervo documental, preferencialmente via rede mundial de computadores, promovendo o intercâmbio de informações e conhecimentos.

A Gestão Documental no TRE-CE é gerida pela Coordenadoria de Gestão da Informação, unidade encarregada do planejamento e da implantação de suas ações, bem como da disseminação das técnicas e da cultura arquivística no âmbito da Justiça Eleitoral no Ceará.